Kompleksowa obsługa - Święto Pomidora – Przytoczna 2024

Przytoczna, 06.06.2024 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE
O WARTOŚCI PONIŻEJ 130 TYSIĘCY ZŁOTYCH

I.                ZAMAWIAJĄCY:

Gminny Ośrodek Kultury w Przytocznej
ul. Główna 42, 66-340 Przytoczna
NIP 595-00-07-781

Kontakt:
Piotr Barski, tel. 601 704 633 lub 95 7494335

II.               OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1.     Kompleksowa obsługa gastronomiczna
2.     Kompleksowa obsługa parku rozrywki/wesołego miasteczka

Miejsce realizacji imprezy:
Święto Pomidora – Przytoczna 2024 Osiedle bloków ul. Główna w Przytocznej, działki o nr ewidencyjnych 207/48, 207/71, 208/2, 207/72, 207/151, 207/84

Termin realizacji imprezy:
23-24 SIERPIEŃ 2024 r., w godzinach 15:00-01:30 

III.            SZCZEGÓŁOWY PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Dotyczy kompleksowej obsługi gastronomicznej

Zapewnienie kompleksowej obsługi gastronomicznej (wyłączność z wyjątkiem stoisk lokalnych ) - przygotowanie i zapewnienie na terenach objętych imprezą (w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym) estetycznych punktów gastronomii. Punkty muszą być przygotowane z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad obowiązujących w tym zakresie.

W zakres obsługi wchodzi:

1. Stoiska gastronomiczne dla około 2000 uczestników, w tym:
·       potrawy z grilla, rożna, pajda chleba,
·       stanowiska z piwem i napojami chłodzącymi (zgodnie z Ustawą z 26.10.1982 Dz. U. z 2023 r.  poz.165 o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi),
·       Fast Food,
·       gofry,
·       lody,
·       wata cukrowa, popcorn, kukurydza itp.

2. min. 400 miejsc konsumpcyjnych(plenerowych) ławy, stoły, parasole

3. Na dystrybucję produktów, o których mowa w pkt. 1 Wykonawca otrzyma od Organizatora wyłączność. 

4. Wykonawca zapewnia sobie we własnym zakresie dostęp do prądu. Wykonawca zapewnia sobie sam sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do wystawienia i funkcjonowania stoisk.

5. Wykonawca zabezpieczy utrzymanie czystości na zajmowanym terenie w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu.

6. Ceny sprzedawanych produktów ustala Wykonawca na własną odpowiedzialność i ryzyko.

7. Zamawiający nie ma wpływu na funkcjonowanie sklepów i lokali gastronomicznych zlokalizowanych w sąsiedztwie terenu imprezy.

8. Zamawiający nie odpowiada za warunki atmosferyczne i frekwencję.

Dotyczy kompleksowej obsługi parku rozrywki/wesołego miasteczka

1.     Organizacja strefy dla dzieci zapewniającej atrakcje: 

·       Break Dancer - minimalne wymiary 18m x 20m , na minimum 30 osób

·       Autodroom – minimalne wymiary 10m x 20m, minimum 15 samochodów

·       Karuzela – Hollywood –minimalne wymiary 20 m x 20 m, na minimum 30 osób

·       Kolejka  - na minimum 20 osób

·       Suchy basen

·       Trampoliny – minimum 4 stoiska

·       Zjeżdżalnia

·       Karuzela dziecięca – minimum 2 karuzele, dla minimum 12 osób każda

2.     W ramach strefy zapewnienie niezbędnej opieki dla dzieci w czasie korzystania z uzgodnionych atrakcji -co najmniej 1 osoba dla danej atrakcji.

3.     Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i niezbędne zezwolenia, pracownicy montujący i obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych, przeznaczonych do realizacji programu strefy leżą po stronie Wykonawcy. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca będzie obowiązany okazać atesty w terminie do 3 dni roboczych od dnia wezwania.

IV.             PROCEDURA

1.     Do niniejszego postępowania mają zastosowanie zapisy art. 2 ust. 1 pkt 1ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2022 poz. 1710)

2.     Postępowanie jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego.

3.     Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

4.     Zamawiający udostępnia zapytanie ofertowe na stronie internetowej Gminnego Ośrodka Kultury w Przytocznej.

5.     Kary umowne i odpowiedzialność:

Strony ustalają, że obowiązującą je formą odszkodowania za nienależyte wykonanie przedmiotu zamówienia będą stanowić kary umowne. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w przypadku nienależytego wykonania usługi, tj. niezgodnego z wymaganiami Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości trzykrotności ceny brutto podanej w formularzu ofertowym.

V.              WARUNKI UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM

Ofertę może złożyć Wykonawca, który:

1.     Dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem oraz niezbędnym sprzętem do realizacji zadania.

2.     Wykona przedmiot zamówienia w terminie.

3.     Rozliczy się z Zamawiającym na podstawie faktury VAT/ rachunku.

Oferent powinien złożyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania

(załącznik nr 1). Oferta powinna być:

1) opatrzona pieczątką firmową,

2) posiadać datę sporządzenia,

3) zawierać adres oferenta, numer telefonu, numer NIP,

4) być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim,

5) podpisana czytelnie przez wykonawcę,

6) zawierać wszystkie wymagane załączniki.

VI.            MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Ofertę w formie pisemnej należy złożyć do dnia 13.06.2024 r. do godz. 12.00

Liczy się data wpływu oferty do Gminnego Ośrodka Kultury w Przytocznej na adres:

Gminny Ośrodek Kultury w Przytocznej

ul. Główna 42, 66-340 Przytoczna

lub mailowo na adres: gok@przytoczna.pl

Koperta lub e- mail powinny być opatrzone opisem: „Kompleksowa obsługa -

Święto Pomidora – Przytoczna 2024”

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz wzywać wykonawców do uzupełnień ofert.

VII.         SPOSÓB OCENY OFERTY

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty stosowane będzie następujące kryterium:

Kryterium: najwyższa oferowana kwota netto za wyłączność (Maksymalna ilość punktów za najwyższą ofertę – 100 pkt)

Kryterium to obliczane jest wg następującej formuły:

Pc = Cb/Cnw*100 pkt

gdzie:

Pc- oznacza punkty przyznane badanej ofercie w kryterium „cena”

Cb – oznacza cenę badanej oferty

Cnw – oznacza cenę najwyższą ze wszystkich złożonych ofert

Najkorzystniejszą ofertą będzie ta z najwyższą sumą punktów.

VIII.       INFORMACJE DODATKOWE

1.     Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Organizatorów zakresie ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.

2.     W przypadku wątpliwości co do złożonych ofert, Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w formularzu ofertowym.

3.     Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do unieważnienie postępowania bez podania przyczyny.

4.     Informacja o rozstrzygnięciu zapytania zostanie przesłana zainteresowanym drogą mailową.

5.     Z wyłonionym Wykonawcą na wykonanie usługi opisanej w zapytaniu zawarta zostanie umowa w terminie do 14 dni od daty wyboru najkorzystniejszej oferty.

Z u. p.
Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Przytocznej

Małgorzata Krzyżelewska

Załączniki

1. Formularz ofertowy